通常は各パソコンで作ったデータは「マイドキュメント」や「デスクトップ」に保存され、他の人がそのデータを使用したい場合は、フラッシュメモリなどの他の媒体に移してデータを渡すことになります。
もちろん面倒ですし、その人がお休みの場合はいちいち電源を入れる所から始めないといけません。
パソコン同士をネットワークで繋いでデータを共有する場合、他のパソコンの共有設定のされているフォルダ内のデータはあたかも自分のパソコンのような感覚でデータを読み書きできます。
一見便利で問題の無いように思われますが、この場合も各パソコンは常時電源を入れている必要があり、エコの面からも問題があります。
また、データが各パソコンに分散しているため、データがどのパソコンに保存されているかなどの整理も大変で、データが行方不明になったり、同じデータでも古い日付と新しい日付のもので混在、点在する事も考えられます。
また、当ブログで繰り返しお伝えしているデータのバックアップですが、各自のパソコンに業務上の重要なデータを保存している場合、それらを失うことなく守るためには、各パソコンの使用者が定期的に確実にバックアップする必要があります。
しかしながらバックアップも業務の一部と社員様に指導しても、なかなか確実に実行できる方は稀だと感じます。
お伝えしている通り、バックアップは他の媒体にそのデータのコピー（複製）を保存して初めてバックアップになりますが、当然各パソコンごとにそれらのバックアップ先媒体（USBメモリや外付けハードディスク）が必要になり、コストもかかります。
そこでおすすめなのが、ネットワーク用のハードディスク（NAS）の導入です。
このネットワーク用のハードディスクはネットワーク上であたかも一台のパソコンとして機能し、消費電力もパソコンと比べての導入コストもずっと抑えられます。
ここに社内の業務上の全データを保存しておけば、ネットワーク用のハードディスクは常時電源が入っている形になりますので（しばらくアクセスがない場合は省電力モードにすることも可能）、各社員が必要な時にデータを読み書きでき、全員が同じ保存場所を利用するためデータが行方不明になることもありません。
また、「請求書」「見積もり」「庶務」「画像」など仕分けをして保存・管理していけば業務の効率も確実に上がります。
そして、一般的なネットワーク用なハードディスクの場合、外付けのバックアップ用ハードディスクの増設が可能で、設定により全データの自動バックアップを「毎日」や「月・水・金」など細かくスケジュールを設定することが可能です。
このように分散していた社内のデータを一箇所に集中させることによって、各社員様のバックアップの労力を減らし、万一の時にも確実にデータを守ることができるのです。
全データをと申し上げましたが、共有させる必要のないデータや各自のプライベートなデータはパソコン内に保存すれば良いですし、各パソコンのメールのデータは通常は共有する事ができません。
メールデータのバックアップも現在では重要で、フリーソフトなどのバックアップソフトを使用して、そのバックアップ先をネットワークハードディスクにすることも可能です。
その場合はネットワークドライブの設定をしておくと便利になります。
弊社でもこれまでネットワークハードディスクによるデータ共有とバックアップシステムの導入を何度もお手伝いさせて頂いております。
作業のご依頼、機器選択のご相談はお気軽に当社まで。
グルービックのホームページ
パソコンの方はこちら
http://www.groovic.com/
携帯電話はこちら
http://www.groovic.com/i/
